APPRENTISSAGE SUR BIBLIOVIR : COMMENT MENER A BIEN LA GESTION ADMINISTRATIVE D’UNE ENTREPRISE ?

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Par administratif, il faut entendre l’ensemble des démarches qu’une entreprise doit absolument accomplir au quotidien pour exister : mise en place des dossiers divers, établissement des documents (devis, factures, courriers, documents comptables, fiscaux, juridiques, commerciaux, bancaires, etc.), recrutement et gestion du personnel, traitement des appels téléphoniques et des emails, organisation du temps, archivage, gestion des plannings… Ces tâches ne permettent pas directement à l’entreprise de gagner de l’argent, mais elles contribuent au fonctionnement harmonieux de tout le système. L’organisation de toutes ces démarches constitue pour l’entreprise ce que la colonne vertébrale est pour le corps humain. Elle implique le respect de certaines procédures. Pour la mener à bien, vous devez être rapide tout en produisant un travail de qualité, en limitant les coûts. Sur BIBLIOVIR, vous pouvez vous former en profondeur sur la gestion administrative en autodidacte. Nos coachs vous accompagnent. En attendant de vous recevoir sur le site, nous vous donnons dans la suite de cet article quelques astuces pour une bonne gestion administrative.

APPRENTISSAGE SUR BIBLIOVIR : COMMENT MENER A BIEN LA GESTION ADMINISTRATIVE D’UNE ENTREPRISE ? Établir un planning de vos actions

Les tâches administratives ne constituent qu’un pan des activités d’une entreprise. Ce sont des fonctions supports, qui se greffent aux activités relevant de l’objet social, et qui évitent à l’entreprise d’aller tout droit vers la dérive. Pour cela, que vous soyez dirigeant d’une entreprise unipersonnelle ou employé à une tâche administrative d’une entreprise de grande taille, votre succès réside d’abord dans la programmation de vos actions. Imposez-vous un temps rationnel pour réaliser chaque tâche les unes après les autres, de manière à accorder l’essentiel du reste de votre temps à vos activités de production ! Un agenda sera alors le bienvenu. Faites un effort de le respecter à la lettre ! Au début ce sera difficile, mais avec le temps, vous vous y accommoderez.

APPRENTISSAGE SUR BIBLIOVIR : COMMENT MENER A BIEN LA GESTION ADMINISTRATIVE D’UNE ENTREPRISE ? Organiser l’administration

Si vous êtes employé à une tâche administrative, vous composerez forcément, de façon fréquente, avec la documentation. Il est important de savoir gérer vos documents. A ce propos, le mot le plus important est : rangement. Que ce soit dans un classeur, dans un tiroir ou dans un ordinateur, vous devez ranger vos documents de manière à les retrouver dès le premier coup, au moment où vous êtes à la recherche d’une information. Vous perdriez un temps énorme, si vous devriez d’abord les fouiller partout. Le rangement doit se faire de façon méthodique. Par ailleurs, de nos jours, tout a tendance à se numériser. L’outil informatique est devenu incontournable, et a l’avantage d’optimiser le rangement des documents, contrairement à leur entassement dans les classeurs, une méthode qui relève maintenant d’un autre âge. Cette nouvelle tendance vous oblige à maîtriser les logiciels de gestion des documents, et accentue la rapidité dans votre action. Sur BIBLIOVIR, vous pouvez apprendre à connaitre tous ces logiciels.

La gestion de votre espace de travail est également importante. Disposez vos classeurs, chemises, sous-chemises, papiers, cartons d’archives…, de manière étiquetée, ainsi vous les retrouverez sans avoir besoin de mettre tout le support en branle. Les repères visuels optimisent aussi votre efficacité. N’hésitez pas à faire usage des codes couleurs !

L’externalisation de la gestion administrative de votre entreprise est également une solution. De nombreux prestataires, particuliers ou entreprises, peuvent vous offrir ce type de prestation. Certains d’entre eux sont spécialisés dans des services précis, par exemple, les ressources humaines, la comptabilité, la fiscalité, les affaires juridiques… Cette solution peut vous faire économiser du temps, et vous garantit la qualité, puisque vous traitez avec des professionnels. Mais, elle n’est pas forcément la meilleure, si vous souhaitez faire des économies, le cas échéant, si vous êtes propriétaire et gestionnaire de votre entreprise, vous devez apprendre à réaliser toutes ces tâches vous-mêmes. Pour vous aider, De nombreux livres formateurs sont disponibles sur BIBLIOVIR, dans tous ces domaines.

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